Σύμφωνα με την διάταξη του άρθρου πρώτου, Υποπαρ. ΙΑ 5, περ.2, του Ν.4254/2014, κάθε εργοδότης οφείλει να τηρεί ειδικό βιβλίο, στο οποίο πρέπει να καταγράφονται οι πληροφορίες που σχετίζονται με τις ημέρες αδείας, τις αποδοχές αδείας και τον χρόνο λήψης της άδειας των εργαζομένων το οποίο μπορεί να τηρείται χειρόγραφα ή μηχανογραφικά (σε excel, εκτύπωση από πρόγραμμα μισθοδοσίας, κλπ).

 

Το ειδικό βιβλίο ή οι μηχανογραφημένες σελίδες πρέπει να φέρουν τα στοιχεία της επιχείρησης, την ένδειξη «Βιβλίο αδειών» και να περιλαμβάνει τις παρακάτω στήλες:

• ονοματεπώνυμο μισθωτών

• ημερομηνία πρόσληψης

• αριθμός δικαιούμενων ημερών αδείας

• χρονολογία έναρξης και λήξης χορηγηθείσας αδείας

• αποδοχές αδείας

• επίδομα αδείας

 

Ειδικώς, οι αποδοχές αδείας και το επίδομα αδείας συμπληρώνονται στο σύνολό τους μέχρι το τέλος του σχετικού ημερολογιακού έτους λήψης της κανονικής άδειας.

 

Τα ανωτέρω στοιχεία πρέπει να είναι στη διάθεση των Επιθεωρητών Εργασίας του Σ.ΕΠ.Ε. που ασκούν τον έλεγχο και την εποπτεία της εφαρμογής του παρόντος.

 

Ο εργοδότης υποχρεούται να γνωστοποιεί ηλεκτρονικά στο πληροφοριακό σύστημα ΕΡΓΑΝΗ, εντός του μηνός Ιανουαρίου, στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος. Για την υποβολή του Βιβλίου Αδειών του έτους 2016 (Έντυπο Ε11) στο ΕΡΓΑΝΗ, η προθεσμία είναι η 31/01/2017.

 

Σε περίπτωση μη τήρησης ή ελλιπούς τήρησης (Υπ. Αποφ. 2063/Δ1632/2011) του βιβλίου αδειών επιβάλλονται από τα αρμόδια ελεγκτικά όργανα, σε βάρος του εργοδότη, κυρώσεις, σύμφωνα με το άρθρο 24 του ν. 3996/2011 (πρόστιμο από 300€ - 50.000€ ανάλογα με τον αριθμό εργαζομένων και διακοπή λειτουργίας σε ορισμένες περιπτώσεις) όπως ισχύει. Η κύρωση επιβάλλεται κατόπιν προηγούμενης πρόσκλησης του εργοδότη για παροχή εξηγήσεων.